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As part of their work on projects that have a significant impact on the environment or that involve changes to a neighbourhood, professionals such as architects, engineers, urbanists, biologists, etc., are increasingly being called to participate in public consultations to answer stakeholders’ questions—a process that can be demanding and difficult without good preparation.

Julien Baudry, Director and Sector Lead, Professional, Technical and Scientific Services and Edith Rochette, Vice-President and Sector Lead, Transportation and Urban Mobility, both in our Montreal office, provide a few tips to help professionals prepare for such exercises. (The article is in French.)

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Qu’ils soient impliqués dans un projet comportant des enjeux environnementaux ou un projet immobilier ayant un impact significatif sur le voisinage, les professionnels comme les ingénieurs, les urbanistes, les architectes, les biologistes, etc., sont de plus en plus souvent appelés à participer à des processus de consultation publique afin de répondre aux questions des différentes parties prenantes. Ces démarches peuvent toutefois être exigeantes et les sortir de leur zone de confort, malgré tout leur professionnalisme.

Alors que les possibilités d’aller à la rencontre du public – Bureau d’audiences publiques en environnement (BAPE), Office de consultation publique de Montréal (OPCM), Comités consultatifs et séances d’informations publiques, pour ne nommer que ceux-là – n’ont jamais été aussi nombreuses, voici quelques conseils pour bien se préparer à de tels exercices.

Se documenter

Cela peut sembler évident, mais bon nombre de professionnels ne prennent pas le temps de réviser les documents qui seront utilisés et présentés au public. Or, il n’y a rien de pire qu’être en contradiction avec ses propres données. Cela peut provoquer de l’inquiétude chez le public et causer bien des torts. Se préparer, c’est revisiter ses documents, maîtriser son sujet et surtout… comprendre le contexte dans lequel on interviendra. Des recherches préalables sur les règles qui régissent le format de la consultation sont indispensables afin de bien définir les objectifs.

S’adapter

Quand on présente un projet devant le BAPE ou encore devant une instance municipale, il est essentiel de s’adapter selon les attentes des publics cibles. Ainsi, des citoyens, des commissaires permanents et des élus municipaux ont chacun leur propre réalité, et on doit en tenir compte. De plus, si un même document est présenté dans plusieurs contextes différents, il peut être judicieux de l’ajuster et de le moduler selon le public. En effet, la population en général n’est pas nécessairement familière avec des sigles comme « PIIA » ou « COS » ! Être informé d’à qui l’on a affaire permet d’adapter son langage et d’éviter le jargon trop technique.

Prévoir

Se préparer, c’est aussi anticiper l’ensemble des sujets ou des situations pouvant survenir, et imaginer des réactions potentielles. On ne peut jamais tout prévoir, mais un bon échantillonnage des risques permettra de réagir promptement. Prévoir l’imprévisible, voilà la clé d’une bonne préparation.

Les consultations publiques ne sont pas des séances de défoulement. Au contraire, elles ouvrent le dialogue directement avec des parties prenantes. Toutefois, cet exercice démocratique peut parfois prendre une tangente non souhaitable. Et s’il y avait une manifestation? Et si un citoyen se montrait trop insistant ou posait des questions trop pointues qui ne sont pas du ressort du présentateur? Mieux vaut prévoir ses réactions personnelles et ses messages.

Simuler

Rien de tel que de valider son niveau de préparation avant d’aller à la rencontre du public en investissant quelques heures pour simuler la présentation de son projet, recevoir quelques questions (parfois pointues) et, surtout, tirer des leçons pour s’améliorer. Personne n’est parfait dès le premier essai. Prendre le temps de simuler, c’est se donner quelques coups d’avance pour réussir sa rencontre avec le public. Ne rien tenir pour acquis et répéter ses messages ou sa présentation, de préférence à haute voix, dans la douche, devant le miroir ou devant des collègues ou des amis. Plus le présentateur aura répété, plus il sera à l’aise et plus il aura le contrôle pour dialoguer et échanger avec les citoyens.

Une simulation contribue aussi à bien répartir les volets de responsabilités entre tous les intervenants. Ainsi, s’assurer de la cohésion de l’équipe et de la bonne compréhension du processus et des attentes par ses membres est un atout.

Apprendre

Enfin, on ne devrait jamais oublier qu’une consultation publique permet de dialoguer et d’enrichir sa réflexion sur les enjeux qui peuvent accompagner un projet. Les divers points de vue formulés aideront ensuite à prendre une meilleure décision. Communiquer, c’est aussi écouter pour mieux comprendre et… apprendre. Rester ouvert d’esprit, éviter d’être sur la défensive et de tenter de convaincre à tout prix. La présentation en sera d’autant plus efficace!

Pour plus d'information sur la préparation à une consultation publique, consultez nos experts en acceptabilité sociale et relation avec les communautés.

——— Written by Julien Baudry, former Director and Sector Lead, Professional, Technical and Scientific Services, and Edith Rochette, Vice-President and Sector Lead, Transportation and Urban Mobility, NATIONAL Public Relations