Dans le cadre de mes fonctions, j’ai la chance d’aider plusieurs groupes à s’organiser, à collaborer, à avoir des conversations pertinentes et à prendre des décisions. Je suis convaincu que, même lorsque les restrictions liées à la pandémie seront derrière nous, la collaboration virtuelle efficace au sein des entreprises demeurera la norme.
Voici quatre considérations émanant des nombreux ateliers virtuels que j’ai menés pour des équipes issues de cultures et de secteurs divers.
1. La collaboration virtuelle a connu des innovations étonnantes au cours des 12 derniers mois, et cela va se poursuivre
Des outils tels que Mural, Miro, LucidChart et Mindnode ont connu plusieurs améliorations et ont changé la façon dont leurs utilisateurs pensent et communiquent. Certaines des réunions les plus efficaces et importantes auxquelles j’ai assisté se sont déroulées virtuellement, enrichies par des outils de navigation et de collaboration partagés. Si les seules innovations que vous avez adoptées durant la pandémie sont PowerPoint et le partage d’écran, vous vous privez d’avancements majeurs en matière de communication interne.
2. Une bonne réunion virtuelle peut être aussi efficace qu’une rencontre en personnes, et parfois même meilleure
Ne décrochez pas tout de suite, mon point est le suivant.
Une interaction virtuelle peut démocratiser la dynamique au sein d’un groupe de façon inattendue. J'ai organisé des séances de travail virtuelles au cours desquelles les participants se sont sentis plus mobilisés, plus à même de prendre leur place et davantage en mesure d’exprimer leurs idées en utilisant des outils partagés. Ces réunions sont plus pertinentes pour l’ensemble des participants puisque le temps de parole est mieux réparti. Il est impossible d’interrompre les autres participants ou de prendre toute la place dans la conversation par inadvertance (ou de façon volontaire) quand tous occupent le même petit rectangle à l’écran et utilisent les mêmes outils pour communiquer.
Le fait d’évacuer la dimension physique peut avoir l’effet inattendu d’inciter les gens à participer. Cet aspect est non-négligeable alors que l’équité et la diversité sont au centre des priorités des organisations, surtout depuis la dernière année.
3. Les informations récoltées lors d’une séance virtuelle peuvent être plus pertinentes et plus éclairantes que celles fournies en personne
Si vous avez déjà dû trier une pile de notes adhésives ou si votre équipe a déjà oublié de noter un détail important durant une rencontre, vous comprendrez certainement ce point.
Si vous avez plus de 300 photos de tableaux blancs dans votre téléphone en ce moment, vous comprendrez certainement ce point.
Un atelier virtuel convaincant laisse une trace exportable qui est plus durable et plus accessible avant et après la réunion. Il permet aux gens de s'exprimer d'une manière dont ils ne pourraient peut-être pas le faire en personne. Vous souhaitez exprimer une idée à l’aide d’un mème? Utiliser Noun Project en temps réel pour souligner un argument pertinent d’un participant? Faire appel à de nouveaux visuels et de multiples couleurs pour regrouper des idées ou partager un motif que vous avez déniché? Tout cela est possible et plus facile à réaliser de manière virtuelle qu’en personne si vous connaissez les bons outils et que vous savez les utiliser à bon escient.
4. Une attente et un passage obligé
Le dicton « Le message, c'est le médium » a changé ma vie lors de mon passage universitaire. Notre médium a subi une transformation massive en 2020 et nous commençons à peine à comprendre comment cela façonnera nos manières de mobiliser nos publics, de transmettre des apprentissages, de rassembler des points de vue et de créer des espaces favorisant la créativité.
Est-ce qu’il s’agit d’une solution parfaite? Bien sûr que non. Nous sommes fatigués après quelques heures passées derrière un écran. La fracture numérique est bien réelle et elle est injuste. Les innovations s’intégreront aux plateformes des géants du numérique; certaines compagnies triompheront et d’autres échoueront dans ce secteur.
Les interactions en personnes seront-elles choses du passé lorsque la santé publique ne sera plus un enjeu? Non, pas du tout.
Cela étant dit, la collaboration virtuelle a définitivement le vent dans les voiles. S'attaquer à des facteurs tels que la fracture numérique, le changement climatique et les voyages d'affaires, les conversations plus inclusives et les inégalités géographiques permettra d’accélérer ce mouvement. Reste à savoir si la génération Z, dont les représentants sont les principaux cobayes de l'enseignement virtuel, quittera le début des années 2020 avec une haine ou un amour de la collaboration virtuelle (la manière dont le système scolaire et post-secondaire choisira d'innover sera un facteur déterminant).
Ce sujet est passionnant pour le domaine des communications et pour les communicateurs, les animateurs, les stratèges et tous ceux qui s’intéressent à la mobilisation et à la collaboration. C’est somme toute relativement nouveau, et c’est une bonne idée de se maintenir à jour et de réfléchir sur le sujet.
