Tara Wickwire
Jane Taber
Vice-présidente principale
Les réunions et les présentations telles que nous les connaissons ne seront plus jamais les mêmes. Le passage aux réunions virtuelles nous oblige à nous ajuster. Nous avons maîtrisé le bouton « sourdine » (enfin, presque) et nous saisissons maintenant parfaitement la nécessité d'une bonne connexion Wi-Fi, d'un bon son et d'un bon éclairage.
Il s'agit toutefois d'un moyen de communication délicat. La communication vidéo draine beaucoup plus d’énergie que la communication en personne, 30 % pour être exact. Vous devez être présent et animé, même lorsque vous ne parlez pas.
Les équipes de NATIONAL ont passé les six derniers mois à collaborer avec des clients afin d’améliorer leur expérience lors des présentations et des réunions virtuelles, en s'assurant que leurs messages clés rejoignent leurs publics cibles.
Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils pour améliorer vos réunions virtuelles.
1. Demandez de l'aide
Vous aurez besoin d'un partenaire technique—il peut s'agir d'un partenaire interne ou externe, selon l'ampleur de l'événement. Le rôle de ce technicien est de s'assurer que le système fonctionne parfaitement et de soutenir les participants.
Les partenaires techniques peuvent également s’avérer très utiles lors des répétitions; ils doivent être parfaitement informés des objectifs de l'événement et disposer de tous les éléments nécessaires, notamment les logos, les graphiques, les coordonnées des participants et les liens URL.
2. Choisissez bien votre emplacement
Le choix de l'emplacement est déterminant. Votre connexion Wi-Fi doit être optimale, tout comme l'éclairage et le son.
Nous avons tous été témoins de situations où une lampe placée à l'avant du bureau émet une lueur, détournant ainsi l'attention du message.
Une meilleure option est de placer l'éclairage sur le sol derrière vous et en biais pour obtenir un effet à 360 degrés. Faites plusieurs essais lors de votre répétition et assurez-vous qu'elle a lieu à peu près au même moment de la journée que votre réunion.
Il faut aussi s'assurer de limiter le bruit ambiant; les écouteurs sont donc de mise, mais les immenses casques de jeux vidéo ne font pas l'unanimité.
3. Donnez à chacun la possibilité de s'exprimer
En tant qu’animateur d'une réunion, il est primordial d'écouter et d'accorder aux gens le temps nécessaire pour s'exprimer.
Les meilleurs animateurs comprennent les signaux, les expressions et le langage corporel des participants. Il s’agit par exemple de remarquer quand quelqu’un désactive le mode sourdine pour émettre un commentaire (et de s'assurer qu'il en a l'occasion), ou de diriger la conversation lorsque plusieurs personnes parlent en même temps.
Garder les gens impliqués dans la conversation est primordial afin de créer un échange pertinent. Les gens ont tendance à décrocher et à s’abstenir d’émettre leurs commentaires. Les animateurs doivent s'efforcer de scruter attentivement leurs interlocuteurs et, surtout, de gérer ceux qui ont tendance à trop parler.
4. Considérez les éléments visuels
La tendance aux décors virtuels se poursuit. Mais n'oubliez pas que la sobriété et la simplicité fonctionnent davantage. Plutôt que de se compliquer la tâche, il suffit de créer un arrière-plan avec une image en lien avec votre contenu ou votre marque. Testez votre arrière-plan dans le cadre d'une répétition et soyez prêt à le modifier si cela ne fonctionne pas.
Habillez-vous convenablement et optez pour des vêtements sans motifs, surtout lorsque vous choisissez un fond imagé. Une chemise et un veston ou un pull font l’affaire pour les hommes, et les femmes devraient opter pour un veston et/ou une chemise.
5. Soignez votre présentation
Qu'il s'agisse de quelques diapositives ou d'une présentation complète, vos documents de soutien doivent être d'une grande qualité visuelle et vos choix de polices et de couleurs doivent être réfléchis.
Ces éléments font partie de l’expérience virtuelle et vous devez y songer.
Une fois que vous maîtrisez ces aspects, essayez de vous améliorer.
Ce ne sont là que quelques éléments à prendre en considération pour réussir une réunion, une présentation, une entrevue, une conférence de presse ou un panel virtuel.
Surtout, n'oubliez pas que la simplicité est la clé du succès. Une présentation plus courte et captivante aura plus d'impact qu'une longue succession d'intervenants ou qu’un contenu qui aurait pu être partagé à l'avance.
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——— Tara Wickwire était vice-présidente adjointe au Cabinet de relations publiques NATIONAL
