Adjoint(e) administratif(ve)

À propos de nous

Le Cabinet de relations publiques NATIONAL, la plus importante firme‐conseil en relations publiques au Canada, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir les équipes-conseils du bureau de Montréal, tout en offrant un appui à la réception. Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et orientée vers le service, capable de contribuer efficacement au bon fonctionnement des opérations quotidiennes dans un environnement dynamique et collaboratif.

Poste

La personne titulaire du poste assure un soutien administratif, technique et logistique essentiel aux équipes-conseils et aux opérations du bureau. Elle contribue à la fluidité des processus internes, à la qualité des communications et à l’organisation efficace des activités courantes. Polyvalente et structurée, elle agit également comme soutien à la réception, offrant un accueil professionnel et courtois aux clients, partenaires et fournisseurs.

Responsabilités principales

• Assurer la gestion des agendas, des réservations de salles et des déplacements professionnels
• Effectuer des suivis de courriels et assurer la coordination de certaines communications internes
• Préparer, mettre en forme et réviser des documents dans divers formats (Word, Excel, PowerPoint)
• Rédiger de courts textes (courriels, notes internes, communications simples) et réviser divers documents, laïus et bilans sommaires
• Mettre à jour et maintenir différentes bases de données (listes de clients et d’invités, biographies, coordonnées, etc.)
• Appui quotidien à la réception (pauses et repas) en plus de remplacements lors des vacances et congés : accueil des clients et fournisseurs, gestion des appels, des envois par messager et des demandes liées à l’immeuble
• Coordonner les envois postaux et les colis, incluant la gestion des messageries
• Préparer les ouvertures de mandats, les bons de commande et assurer certains suivis administratifs liés aux projets
• Vérifier et consolider les cartes de crédit, ainsi que gérer les entrées et approbations de temps, de dépenses et de factures
• Fournir un soutien logistique aux événements internes et externes (activités de développement professionnel, conférences, activités sociales, etc.)
• Effectuer toute autre tâche administrative contribuant au bon déroulement des opérations du bureau

Qualifications

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou dans un domaine connexe
• Connaissance des outils d’IA ainsi qu’une très bonne maîtrise de la suite Office 365
• Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un rôle d’adjointe administrative ou dans un poste similaire
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Bilinguisme requis (français et anglais). Être en mesure d'interagir en français comme en anglais avec nos clients qui peuvent être basés partout au Canada ainsi que nos visiteurs
• Expérience en agence ou en services professionnels, un atout

Habiletés

• Excellent sens de l’organisation et des priorités
• Grande rigueur et souci du détail
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément
• Esprit d’équipe et attitude collaborative
• Proactivité, flexibilité et engagement
• Professionnalisme et sens du service

Ce que nous offrons

• Poste à temps plein, du lundi au vendredi
• Horaire hybride : présentiel du lundi au jeudi, possibilité de télétravailler le vendredi
• Programme de transport en commun et BIXI en été
• Assurance collective et compte de soins de santé
• Accès au service Dialogue
• Programmes de santé et de mieux-être
• Environnement stimulant et humain, avec activités sociales variées

Le Cabinet de relations publiques NATIONAL offre des solutions de communication créatives capables de mobiliser les gens dans la réflexion et l’action. Nous réunissons une équipe de 300 professionnels chevronnés, qui s'engagent à aider les organisations de toutes tailles et de tous les secteurs à comprendre leurs défis et leurs opportunités et à résoudre les problèmes auxquels elles sont confrontées. Depuis 50 ans, NATIONAL est au cœur des enjeux et des industries qui comptent, à créer le changement pour aujourd’hui et pour demain.

NATIONAL est la plus importante firme‐conseil en relations publiques au Canada, desservant des clients dans un large éventail de secteurs, avec des bureaux à Vancouver, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec, Saint John, Halifax et Saint‐Jean. Son réseau comprend Time & Space, un chef de file en stratégie, analyse de données, planification et exécution média.

NATIONAL est une société d’AVENIR GLOBAL, la plus importante firme de communication mondiale de propriété canadienne, qui se classe parmi les 25 plus importantes firmes de communication au monde avec des bureaux dans 22 villes au Canada, aux États-Unis, en Europe et au Moyen-Orient. Pour plus de renseignements sur NATIONAL, visitez notre site Web ou suivez‐nous sur LinkedIn et X.

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