Tiffany Limgenco
Karley Ura
Dans un pays aussi vaste que le Canada, développer des relations d’un océan à l’autre peut constituer un réel défi. Ajoutez à cela les restrictions de voyage liées à la pandémie et les mesures de distanciation sociale, et la tâche peut sembler impossible.
Cependant, cette nouvelle réalité a aussi accéléré l’implantation d’outils qui permettent la tenue d’événements virtuels sous plusieurs formes. Alors que certaines organisations se sont familiarisées avec ces technologies durant la pandémie, plusieurs autres connaissaient déjà les avantages des événements virtuels dans un écosystème hautement connecté.
Au cours de la dernière année, NATIONAL a travaillé avec Pfizer Canada pour développer des relations au sein de la communauté des gens atteints de polyarthrite rhumatoïde (PR). En 2019, le programme Imagine RA a débuté par un atelier réunissant des individus de la région du Grand Toronto pour discuter de leur façon de vivre avec la PR au quotidien, et des besoins et priorités de la communauté.
Poursuivant ce travail en 2020, NATIONAL a proposé un atelier virtuel avec des ambassadeurs de la PR de partout au pays. Cette recommandation, qui a été faite bien avant l’arrivée de la pandémie de COVID-19 au Canada, a généré des avantages considérables pour le programme. En plus de permettre une participation d’un océan à l’autre, en élargissant le réseau d’ambassadeurs Imagine RA de Vancouver à Halifax, cette approche a permis aux ambassadeurs de participer aux activités dans le confort et la sécurité de leur domicile. Ces aspects sont d’autant plus importants les personnes vivant avec la PR, eux qui ont des systèmes immunitaires précaires, qui vivent souvent des douleurs et de la fatigue et qui peuvent dans certains cas connaître des enjeux de mobilité.
L’atelier virtuel Imagine RA 2020 a connu un énorme succès et a permis à Pfizer d’en tirer d’excellentes leçons pour des projets futurs. Un sondage mené après l’atelier a révélé que 100 % des participants se disaient enclins à participer à des activités similaires dans le futur et qu’ils accepteraient de collaborer à nouveau avec Pfizer. Presque tous les participants ont mentionné que leur aspect préféré de l’atelier avait été la possibilité d’échanger avec leurs collègues ambassadeurs de partout au pays, créant ainsi des liens au sein de la communauté canadienne élargie.
Que la transition vers les événements virtuels soit arrivée par nécessité ou issue d’une stratégie novatrice, la valeur de ces nouveaux formats d'événements ne peut plus être ignorée. Alors que notre industrie continue à explorer les événements virtuels au cours de la nouvelle année, voici quelques éléments à prendre en considération :
1. Prenez soin de votre public cible
Il n’existe pas de formule unique pour les événements virtuels. Tenez compte de votre public cible et de ses besoins spécifiques. Pour le programme Imagine RA, l’équipe a développé une solution pour accommoder les besoins spécifiques des participants qui avaient des problèmes d’audition en utilisant une plateforme virtuelle permettant le sous-titrage des interventions en direct.
2. Choisissez stratégiquement le moment et le déroulement
Contrairement aux événements en personne, il est difficile de maintenir l’attention des participants et de les encourager à participer dans le cadre d’un événement virtuel, encore plus lorsque la fatigue se fait sentir. Lorsque l’on collabore avec des individus présentant une condition chronique, il est important de réfléchir à la manière dont les activités impacteront leur bien-être mental et physique.
Dépendamment de l’intensité de la discussion, songez à diviser les événements virtuels en séances multiples; cela permettra aux participants d’y prendre part avec énergie et enthousiasme sans se fatiguer trop rapidement. Ciblez un moment opportun pour les participants, surtout s’ils ont besoin de temps pour se préparer le matin ou pour se reposer en après-midi.
3. Rehaussez le niveau d’énergie
NATIONAL compte sur plusieurs animateurs d’expérience qui alimentent la conversation, que ce soit en personne ou virtuellement. Un animateur énergique instaure un climat positif pour donner le ton et encourage une participation active des invités.
En cette nouvelle année, nous nous réjouissons à l’idée de vous accompagner dans vos projets d’événements, et ce, malgré les temps difficiles. Contactez-nous pour en apprendre plus sur la manière dont nous pouvons vous aider :
——— Karley Ura était directrice au Cabinet de relations publiques NATIONAL
Tiffany Limgenco était directrice adjointe au Cabinet de relations publiques NATIONAL
