J’ai récemment pris part à un groupe de discussion regroupant Dialogue Partners et des responsables en communication et en mobilisation de partout au Canada. Ces collègues en communication ont travaillé en première ligne auprès des parties prenantes et des publics essentiels pour maintenir leur engagement tout au long de la pandémie et même au-delà. Nous avons réfléchi aux leçons importantes acquises durant la pandémie concernant la mobilisation du public, et aux pratiques exemplaires que nous continuerons d’appliquer dans les semaines et les mois à venir lorsque nous approcherons la population.
Principales leçons acquises pendant la pandémie de COVID-19 sur la mobilisation
Nous avons ouvert la discussion partageant les principales leçons sur la mobilisation que nous avons apprises durant la pandémie, et il en est ressorti certains thèmes qui méritent d’être mentionnés.
- Rencontrer les gens à leur convenance. Comprendre la manière dont ils souhaiteraient être abordés, et offrir des occasions inclusives en créant de grands espaces permettant le dialogue. Certaines personnes sont impatientes de voir des gens, tandis que d’autres préféreraient continuer de se rencontrer en ligne pour le moment. Déterminer la manière dont les gens aimeraient être abordés avant de concevoir vos plans de mobilisation.
- L’importance d’une bonne planification. Pour favoriser une mobilisation virtuelle agréable, il faut bien analyser le public cible, bien élaborer le programme et s’assurer de détenir une expertise technique et de planifier les locaux adéquatement. La mobilisation virtuelle nécessite habituellement des ressources supplémentaires pour assurer le bon déroulement de la séance. Ainsi, l’animateur ou l’animatrice peut maintenir un engagement continu envers les participants, et il s’agit d’un investissement qui en vaut la peine.
- Veiller à ce que les gens se sentent à l’aise et en sécurité. Que ce soit en présentiel ou en mode virtuel, il est très important de définir les attentes pour la séance de mobilisation et de mettre en place des protocoles de sécurité pour les rencontres en personne. Il en va de même pour les séances virtuelles qui doivent avoir lieu dans un endroit où les gens ont accès à des technologies et à un soutien technique appropriés.
- Accès à la technologie. Il est vrai que les séances virtuelles se sont avérées utiles à bien des égards, mais l’accès à la technologie demeure un enjeu qui doit être pris en considération. Il est donc crucial de réfléchir à des questions telles que l’accès à une bonne connexion Internet et à du matériel de bureau adéquat. Il faut aussi considérer le niveau d’aisance des participants avec la technologie. Même si nous avons énormément appris au cours de la dernière année, certaines personnes éprouvent encore des difficultés avec la mobilisation virtuelle.
Pratiques exemplaires de mobilisation en période post-pandémie
Cet échange de connaissances et d’idées nous a permis de réfléchir aux pratiques que nous devrions continuer d’appliquer après la pandémie.
- La flexibilité est primordiale. Les parties prenantes continueront de chercher des occasions virtuelles d’échanger, en plus des rencontres en personne. Veillez à concevoir vos possibilités d’engagement de façon à offrir plusieurs moyens de participer pour représenter au mieux vos publics cibles.
- Les rencontres virtuelles ne disparaîtront pas de sitôt. À titre de praticiens de la mobilisation, nous devons nous ajuster afin d’offrir autant d’occasions d’engagement en mode virtuel qu’en personne. L’important est de mettre en place les bons outils technologiques et d’avoir les ressources adéquates pour offrir aux participants l’expérience la plus agréable possible, particulièrement lorsqu’il s’agit de tenir une séance hybride où certains sont présents et d’autres sont en mode virtuel.
- Concevoir et mettre en œuvre des occasions inclusives d’engagement. Lors des étapes de planification, il faut s’assurer de concevoir et de mettre en œuvre des occasions d’engagement intentionnellement inclusives et axées sur l’équité.
- Le temps est précieux. Les gens sont occupés et la « fatigue Zoom » continuera de se faire sentir. Il faut être attentionné et se concentrer sur les renseignements les plus importants de l’engagement que vous proposez. Il est important de continuer à aborder les gens par des conversations intéressantes et profondes, tout en faisant preuve de rigueur dans votre approche. Lorsque vous abordez quelqu’un en mode virtuel, il faut mettre au point des programmes moins exigeants, prévoir plus de moments pour converser, utiliser des outils interactifs (p. ex. : MURAL) pour partager vos idées de façon visuelle, poser les bonnes questions et créer plus d’une façon de participer (p. ex. : sondages de rétroaction, outils de mobilisation, reproduction des conversations sur des supports visuels).
Tout au long de la pandémie, notre équipe en Atlantique a animé à elle seule plus de 100 séances virtuelles de mobilisation au moyen d’outils tels que MURAL, en s’appuyant sur nos compétences AIP2 en formation, et en s’ajustant à la participation en ligne. Par expérience, nous savons que la collaboration virtuelle a connu d’étonnantes innovations et permet aux équipes de parvenir à un consensus et à une certaine uniformité plus rapidement en adoptant des approches de mobilisation flexibles. Certaines des réunions les plus efficaces et les plus importantes que nous avons organisées se sont déroulées en mode virtuel, grâce à une navigation partagée et à des outils de collaboration.
Nous sommes devenus maîtres dans l’art de travailler efficacement en mode virtuel et hybride et nous serions heureux de pouvoir discuter avec vous de vos plans de mobilisation de façon approfondie.
