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Adjoint(e) administratif(ve)

|24 mai 2022

Rôle

Le titulaire du poste apportera un soutien administratif et technique principalement à l’équipe Organisations et parties prenantes ainsi qu’à des conseillers spéciaux. Il aura à travailler avec notre progiciel de gestion intégré (PGI) pour gérer différents éléments financiers et de planification de ressources tout en fournissant un appui administratif à nos directeurs.

Principales responsabilités

  • Gérer les entrées et approbations de temps, de dépenses et de factures dans notre PGI et produire des rapports au besoin
  • Mettre à jour différentes banques de données (CRM, listes clients ou invités, cas, biographies, etc.)
  • Préparer des documents dans différents formats (PPT, WORD, Excel)
  • Réviser divers textes
  • Réviser des laïus et bilans sommaires
  • Préparer les ouvertures de mandats et les bons de commandes
  • Rédiger de courts textes (courriels etc.)
  • Organiser les documents et fichiers dans Teams et SharePoint
  • Gérer les agendaset diverses réservations
  • Vérifier et consolider les cartes de crédit
  • Coordonner les envois et les colis
  • Remplacer les collègues administratifs au besoin
  • Fournir un soutien logistique à nos événements (activités de développement professionnels, conférences, activités sociales etc.)
  • Fournir un soutien pour le recrutement (réserver les entretiens, organiser et superviser les tests, etc.)
  • Prêter main forte à notre réceptionniste principale pour son remplacement pour les vacances annuelles, les pauses ainsi que pour les lunchs. Les principales fonctions à la réception sont reliées à l’accueil des clients et fournisseurs, la gestion des envois par messager, la gestion des demandes au gestionnaire de l’immeuble ainsi que la réception des appels aux conseillers et à notre siège social
  • Appui administratif à des conseillers spéciaux identifiés par l’associé directeur

Exigences

  • Diplôme en technique en bureautique
  • Au moins cinq ans d’expérience en entreprise
  • Excellente capacité rédactionnelle en français
  • Connaissance fonctionnelle de l’anglais
  • Aptitudes solides en gestion de temps et de projets
  • Maîtrise d’Office365
  • Expérience en agence ou en services professionnels un atout

Qualités personnelles recherchées

  • Esprit d’équipe et de collaboration
  • Curiosité pour comprendre les processus et les systèmes et proposer des améliorations
  • Proactivité, engagement et flexibilité
  • Capacité à s’adapter à diverses situations et à divers besoins
  • Bonne résistance au stress et à la pression

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