Rôle
Le titulaire du poste apportera un soutien administratif et technique principalement à l’équipe Organisations et parties prenantes ainsi qu’à des conseillers spéciaux. Il aura à travailler avec notre progiciel de gestion intégré (PGI) pour gérer différents éléments financiers et de planification de ressources tout en fournissant un appui administratif à nos directeurs.
Principales responsabilités
- Gérer les entrées et approbations de temps, de dépenses et de factures dans notre PGI et produire des rapports au besoin
- Mettre à jour différentes banques de données (CRM, listes clients ou invités, cas, biographies, etc.)
- Préparer des documents dans différents formats (PPT, WORD, Excel)
- Réviser divers textes
- Réviser des laïus et bilans sommaires
- Préparer les ouvertures de mandats et les bons de commandes
- Rédiger de courts textes (courriels etc.)
- Organiser les documents et fichiers dans Teams et SharePoint
- Gérer les agendaset diverses réservations
- Vérifier et consolider les cartes de crédit
- Coordonner les envois et les colis
- Remplacer les collègues administratifs au besoin
- Fournir un soutien logistique à nos événements (activités de développement professionnels, conférences, activités sociales etc.)
- Fournir un soutien pour le recrutement (réserver les entretiens, organiser et superviser les tests, etc.)
- Prêter main forte à notre réceptionniste principale pour son remplacement pour les vacances annuelles, les pauses ainsi que pour les lunchs. Les principales fonctions à la réception sont reliées à l’accueil des clients et fournisseurs, la gestion des envois par messager, la gestion des demandes au gestionnaire de l’immeuble ainsi que la réception des appels aux conseillers et à notre siège social
- Appui administratif à des conseillers spéciaux identifiés par l’associé directeur
Exigences
- Diplôme en technique en bureautique
- Au moins cinq ans d’expérience en entreprise
- Excellente capacité rédactionnelle en français
- Connaissance fonctionnelle de l’anglais
- Aptitudes solides en gestion de temps et de projets
- Maîtrise d’Office365
- Expérience en agence ou en services professionnels un atout
Qualités personnelles recherchées
- Esprit d’équipe et de collaboration
- Curiosité pour comprendre les processus et les systèmes et proposer des améliorations
- Proactivité, engagement et flexibilité
- Capacité à s’adapter à diverses situations et à divers besoins
- Bonne résistance au stress et à la pression
Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et invitons toutes les personnes qualifiées à participer à notre processus de recrutement. Veuillez s'il vous plaît aviser le responsable des ressources humaines ou le gestionnaire de l’embauche au cours du processus de recrutement si des mesures d’adaptation particulières sont à prévoir.