Rôle
Le titulaire du poste apportera un soutien administratif et technique principalement à l’équipe Organisations et parties prenantes ainsi qu’à des conseillers spéciaux. Il aura à travailler avec notre progiciel de gestion intégré (PGI) pour gérer différents éléments financiers et de planification de ressources tout en fournissant un appui administratif à nos directeurs.
Principales responsabilités
- Gérer les entrées et approbations de temps, de dépenses et de factures dans notre PGI et produire des rapports au besoin
- Mettre à jour différentes banques de données (CRM, listes clients ou invités, cas, biographies, etc.)
- Préparer des documents dans différents formats (PPT, WORD, Excel)
- Réviser divers textes
- Réviser des laïus et bilans sommaires
- Préparer les ouvertures de mandats et les bons de commandes
- Rédiger de courts textes (courriels etc.)
- Organiser les documents et fichiers dans Teams et SharePoint
- Gérer les agendaset diverses réservations
- Vérifier et consolider les cartes de crédit
- Coordonner les envois et les colis
- Remplacer les collègues administratifs au besoin
- Fournir un soutien logistique à nos événements (activités de développement professionnels, conférences, activités sociales etc.)
- Fournir un soutien pour le recrutement (réserver les entretiens, organiser et superviser les tests, etc.)
- Prêter main forte à notre réceptionniste principale pour son remplacement pour les vacances annuelles, les pauses ainsi que pour les lunchs. Les principales fonctions à la réception sont reliées à l’accueil des clients et fournisseurs, la gestion des envois par messager, la gestion des demandes au gestionnaire de l’immeuble ainsi que la réception des appels aux conseillers et à notre siège social
- Appui administratif à des conseillers spéciaux identifiés par l’associé directeur
Exigences
- Diplôme en technique en bureautique
- Au moins cinq ans d’expérience en entreprise
- Excellente capacité rédactionnelle en français
- Connaissance fonctionnelle de l’anglais
- Aptitudes solides en gestion de temps et de projets
- Maîtrise d’Office365
- Expérience en agence ou en services professionnels un atout
Qualités personnelles recherchées
- Esprit d’équipe et de collaboration
- Curiosité pour comprendre les processus et les systèmes et proposer des améliorations
- Proactivité, engagement et flexibilité
- Capacité à s’adapter à diverses situations et à divers besoins
- Bonne résistance au stress et à la pression
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If you require a special accommodation, please advise the Human Resources Manager or Hiring Manager during the hiring process.