Skip to contentSkip to navigation

Adjoint administratif

|December 07, 2018

Description générale

L'adjoint administratif occupe un poste de premier niveau au sein du personnel de soutien. Il exécute des tâches administratives pour des conseillers et/ou des membres de la direction.

Exigences

  • Diplôme collégial ou certificat en administration de bureau, ou expérience de travail antérieure dans une firme de services-conseils
  • Au moins deux ans d'expérience en travail de bureau général
  • Compétences de base démontrées, à jour, en informatique, incluant le traitement de texte, la gestion de dossiers, la gestion de bases de données et le courrier électronique
  • Expérience de base dans la tenue de bureau, incluant l'utilisation de la bureautique courante, comme les photocopieurs et les télécopieurs
  • Aptitudes pour la rédaction (niveau de base)
  • Excellent entregent et aptitudes marquées pour la communication téléphonique
  • Bilinguisme, à l’oral et à l’écrit

Responsabilités

Pratiques et procédures d’affaires

  • Aider les conseillers à faire du développement des affaires en effectuant des recherches, en colligeant de l’information
  • Offrir un soutien administratif quotidien aux conseillers
  • Compiler et gérer des bases de données et des listes
  • Coordonner l'organisation de réunions, à l'interne et à l'externe
  • Servir d'intermédiaire entre la Firme et le personnel de soutien des clients, selon les besoins
  • Organiser des réunions et en coordonner la logistique

Gestion d'équipes

  • Apporter son soutien aux membres de l’équipe au sein de leur champ de pratique, ainsi qu’aux collègues en général, au besoin
  • Informer les membres expérimentés de l’équipe de l’évolution des travaux en cours
  • Apporter son soutien aux membres expérimentés de l'équipe en matière d'organisation et les tenir informés des échéances importantes

Responsabilités administratives et financières

  • Assurer la relève, à titre de substitut principal ou occasionnel, à la Réception
  • Apporter son soutien aux membres d'autres équipes ou d'autres mandats au sein de leur champ de pratique, ainsi qu’aux collègues en général, au besoin
  • Apporter son soutien à l’élaboration et à la gestion des budgets
  • Respecter les budgets
  • S’assurer de s’acquitter de ses responsabilités avec efficacité, efficience et en temps utile
  • Participer aux travaux de comités internes et à la planification des projets de la Firme
  • Collaborer avec les autres bureaux de NATIONAL, au besoin
  • De manière proactive, atteindre les objectifs de facturation et chercher des occasions de travailler sur des projets

Gestion des ressources humaines

  • Démontrer son engagement à assurer son propre développement et à élargir ses connaissances grâce à l’expérience pratique, et aux cours de formation et de perfectionnement donnés à l’interne, selon les besoins
  • Adhérer à des normes élevées en matière d’excellence de service pour le compte de la Firme et des clients

Compétences particulières

  • Compétences en rédaction (niveau de base)
  • Capacité de créer et de gérer des bases de données
  • Compétences poussées et démontrées en informatique relativement à tous les principaux programmes utilisés par la Firme, c.-à-d. MS-Word, Excel, PowerPoint FileMaker, Access
  • Compétences poussées en gestion du temps; capacité d'établir ses priorités avec efficacité et efficience dans son travail et de réaliser plusieurs projets en même temps, avec un minimum de supervision

Qualités personnelles

  • Personnifie les valeurs fondamentales de la Firme : qualité, innovation, engagement, respect, collaboration, intégrité et responsabilité
  • Énergique et acharné au travail
  • Solides compétences en organisation
  • Volonté de partager l’information et les idées
  • Sens aigu du détail
  • Attitude et comportement professionnels
  • Sens de l’urgence au travail
  • Capacité de s’adapter aux diverses situations et cultures des clients

Addenda

Outre les responsabilités générales décrites dans sa description de poste, l'adjoint administratif peut être appelé à effectuer les tâches suivantes dans le cadre de ses responsabilités quotidiennes :

  • Traiter avec les clients, les fournisseurs et les représentants, en personne, par courriel ou par téléphone
  • Saisir, copier, distribuer et extraire des documents, des notes, des rapports, des procès-verbaux, des ordres du jour et des propositions
  • Télécopier, classer, photocopier, numériser des documents, faire du multipostage, réserver des salles de réunion et de l'équipement, coordonner les envois par messagerie, mettre en pages et relier des présentations
  • Coordonner l'ensemble de la logistique liée aux réunions tenues à l'interne et à l'externe avec les clients, ce qui inclut : préparer les salles de réunion et les nettoyer après les réunions, réserver l'équipement nécessaire, coordonner l'organisation de vidéoconférences et de téléconférences, commander de la nourriture chez le traiteur, accueillir les clients
  • Coordonner les préparatifs de voyages pour les conseillers, au besoin
  • Créer et gérer diverses bases de données utilisées pour le développement des affaires, pour dresser des listes de presse, des listes de coordonnées de clients
  • Recevoir le courrier pour l'ensemble des conseillers avec lesquels il travaille et distribuer le courrier au sein de son champ de pratique
  • Préparer et compiler les documents relatifs à la tenue d'événements (p. ex. : pochettes de presse, matériel nécessaire à la tenue de l'événement, signalisation, suivi des confirmations de présence, documents utilisés pour la formation de porte-parole)
  • Coordonner les services de coupures de presse
  • Compiler les rapports de revues de presse
  • Veiller à ce que les conseillers avec lesquels il travaille disposent de tout le matériel nécessaire pour les réunions, en leur imprimant les documents d'information et les divers rapports nécessaires
  • Participer aux travaux de comités internes

Toute personne intéressée doit faire parvenir son curriculum vitae à l’adresse suivante : administration-mtl@national.ca. Seuls les candidats retenus seront contactés pour les prochaines étapes du processus.

Apply now

Required
Required
Required
Required
Required